Mobiliario de archivo

La palabra archivo es entendida de dos maneras: hace referencia la conjunto de documentos de una empresa, la segunda hace referencia al local donde se almacenan los documentos.
De acuerdo a estos dos aspectos se puede organizar estos archivos según dos criterios
POR EL GRADO DE UTILIZACIÓN
Según este criterio se puede clasificar en :

• ACTIVOS: Cuando los documentos son de utilización frecuente 
• SE MI ACTIVOS: Sus documentos proceden de los archivos activos, reflejan operaciones recientes pero se consultan esporadicamente
• PASIVOS: Sus documentos proceden del archivo se mi activo, muy rara vez son solicitados pero deben conservarse  

 Por el grado de autonomía
Según este criterio se pueden clasificar en

• CENTRALIZADOS: Es el archivo donde van a converger todos los departamentos de una empresa, se encuentra en un solo lugar y es manejado por un responsable que recibe y atiende cada solicitud 
• DESCENTRALIZACION: Cada departamento tiene su propio archivo esto los hace independientes sin perder el nexo de interacción con el resto. 

TIPOS DE CARPETAS 

• CARPETA SIMPLE: Es el tipo de carpeta mas utilizada donde se guarda en forma ordenada documentos relacionados con el mismo asunto 
• CARPETA COLGANTE: Tiene un doble soporte de plástico en la parte superior que permite su colocación sobre las guías de un bastidor 

• CARPETAS DE FUELLE: Se utiliza para guardar documentos por orden alfabético  papeles antes de ser trasladados a sus carpetas definitivas 

• CARPETAS DE LA A-Z: Son carpetas de pasta dura disponen de dos fuertes ganchos los cuales sirven para archivar documentos y fijarlos a precion.

Elementos para tener en cuenta en carpeta de archivadores

• MARBETE: Pedazo de papel que identifica el contenido de la carpeta se coloca en la pestaña o lengüeta de la carpeta 

• INDICE: Etiqueta que identifica contenido de la gaveta se coloca en la parte frontal del archivador 

• BANDEJA DE SOBRE MESA: Hace parte de el archivo activo.

• BANDEJAS MÓVILES: Son bandejas con ruedas donde se colocan carpetas que salen de las bandejas de sobre mesa 

• ARMARIO SOBRE RIELES: Hacen parte de los archivos pasivos por lo general se instalan en un cuarto o pieza 

• KARDEX : Es un mobiliario para un tipo de archivo activo 

• PERFORADORA: Permite perfora los documentos que se decen regajal 

• GRAPADORA: Sirve para colocar ganchos o grapas a un grupo de documentos 

• GANCHOS LEGAJADORES: Sirven para asegurara los documentos perforados en una carpeta

• SACA GANCHOS: Es utilizado para extraer los ganchos que se colocan con la grapadora